Nowe usprawnienie jest efektem prac w ramach inicjatywy 100 Inteligentnych Miast, w której uczestniczy Miasto Poznań. Nowy interfejs graficzny został zaprojektowany razem z przedstawicielami firmy Capgemini, jednym z partnerów projektu. Natomiast za przebudowanie widoku i prace programistyczne było odpowiedzialne Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe. Projekt był poprzedzony badaniami z zakresu user experience, których celem było znalezienie błędów na stronie oraz poprawa jej użyteczności. Nowa koncepcja strony została, również przygotowana w ścisłej współpracy z wydziałami urzędu, za koordynację projektu było odpowiedzialne Biuro Cyfryzacji i Cyberbezpieczeństwa.

Rezerwacji można dokonać w sprawach prowadzonych przez Wydział Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych, Urząd Stanu Cywilnego, Wydział Działalności Gospodarczej i Rolnictwa oraz Wydział Finansowy.

Rejestrując wizytę przez internet należy wybrać wydział, odpowiednią grupę spraw, a następnie zaznaczyć miesiąc, dzień i godzinę planowanej wizyty. Po wypełnieniu wymaganych pól i wybraniu przycisku "umów wizytę" wyświetli się potwierdzenie rezerwacji. Zanim zarezerwuje się termin, warto przeczytać opis procedury. Dzięki temu można dowiedzieć się jakie dokumenty i załączniki są wymagane dla załatwienia sprawy. W opisie zawarte są także dodatkowe informacjami na jej temat.  

Ponadto na wizytę w urzędzie można umówić się także telefonicznie oraz za pomocą kodu QR. Należy jednak pamiętać, że osobista wizyta w urzędzie jest możliwa tylko po uprzedniej rezerwacji. QR kody zostały udostępnione na zewnątrz budynków w postaci naklejek. Można je znaleźć w urzędzie przy ul. Libelta 16/20, Gronowej 22A, 28 Czerwca 1956 r. nr 404 oraz Słowackiego 22. Po zeskanowaniu kodu smartfonem nastąpi przekierowanie do formularza rezerwacji wizyt. Jeżeli w tym czasie w systemie rezerwacji będzie "wolne okienko" wówczas po zaakceptowaniu terminu klient zostanie obsłużony. Na wizytę osobistą w urzędzie można umówić się telefonicznie kontaktując się bezpośrednio z wydziałami lub za pośrednictwem miejskiej infolinii Poznań Kontakt: 61 646 33 44.

Poznańscy urzędnicy w dalszym ciągu zachęcają, żeby sprawy, które nie wymagają osobistej wizyty załatwiać online, telefonicznie lub przez skrzynki podawcze wystawione 9 lokalizacjach urzędu. O zdalnej obsłudze klienta, najważniejszych numerach i adresach internetowych pisaliśmy w artykule "Jak załatwić sprawy w urzędzie - najważniejsze informacje".

Od samego początku epidemii w punktach obsługi klienta urzędu miasta stosowane są nadzwyczajne środki ostrożności. W części pomieszczeń wspólnych (np. w poczekalniach) podwyższony został standard utrzymania czystości. Średnio co 2-3 godziny przeprowadzana jest dezynfekcja siedzisk, blatów, poręczy, klamek czy toalet. Na stanowiskach obsługi, jeżeli jest to technicznie możliwe, stosowane są osłony izolacyjne, chroniące osoby po obu ich stronach. Ponadto urzędnicy są wyposażeni w środki ochrony osobistej - maseczki, rękawiczki, środki do dezynfekcji.