Poznan.pl, oficjalna strona Miasta Poznania

Otwarcie agencji pocztowej nie jest trudne. Zajmuje to na ogół nieco ponad miesiąc, choć czasami trwa 2-3 miesiące.
Każdy, kto chce otworzyć agencję pocztową, powinien najpierw skontaktować się z najbliższym rejonowym urzędem poczty (RUP). Na ręce dyrektora tego urzędu trzeba złożyć pisemną ofertę, podając w niej adres, pod którym miałaby działać agencja. Należy także określić wielkość lokalu.
Po pozytywnej opinii RUP sprawa kierowana jest do Dyrekcji Okręgowej Poczty. RUP przygotowuje wniosek o zgodę na uruchomienie agencji. Załącznikiem do niego może być biznesplan, w którym zostaną opisane spodziewane efekty otwarcia agencji.
Jeśli Dyrekcja Okręgowa Poczty wyrazi zgodę na otwarcie agencji, pocztowa Sekcja Komunikacji informuje o tym przyszłego agenta. Wtedy musi on dostarczyć swoje dane osobowe i dane osoby, która będzie pracować w agencji. Powinien także przygotować kserokopię wypisu z rejestru działalności gospodarczej.
Prowadzenie działalności gospodarczej jest niezbędnym warunkiem. Poza tym przyszły agent zobowiązany jest przedstawić dokument stwierdzający stosunek prawny do lokalu, w którym będzie działać agencja. Chodzi na przykład o umowę najmu albo akt własności lokalu.
Agent przygotowuje lokal na własny koszt. Nie ma ściśle określonych wymagań technicznych, jakie lokal musi spełniać. Wystarczy przeszklony boks z ladą, usytuowany tak, żeby klient miał dostatecznie dużo miejsca na wypełnienie formularzy czy druków. Zdarza się, że poczta wyposaża swoich agentów w gotowe boksy.
Ponieważ urzędy i agencje pocztowe muszą spełniać podobne warunki, RUP przekazuje agencji niezbędne wyposażenie. Są to przedmioty służące do prawidłowej realizacji usług, takie jak datownik, pieczęcie, wagi, formularze i druki manipulacyjne, materiały kancelaryjne, poza tym sprzęt do bezpiecznego przechowywania tych rzeczy, dokumentów i przesyłek. Poczta przekazuje także agentowi np. znaczki pocztowe.
RUP zapewnia również oznakowanie agencji na zewnątrz: szyld z nazwą agencji, informację o czasie obsługi klientów, logo PP, a także niezbędne informacje, które powinny znaleźć się wewnątrz lokalu - zakres świadczonych usług, wyciąg z aktualnego cennika, wzory prawidłowego adresowania i wypełniania formularzy, adres najbliższej placówki pocztowej.
Agent otrzymuje niezbędne instrukcje, jak wykonywać poszczególne usługi. Są mu też przekazane cenniki i inne przepisy pocztowe (regulamin, statut, prawo pocztowe). O wszelkich zmianach w tych dokumentach jest informowany na bieżąco
Dopiero po spełnieniu tych formalności można podpisać umowę z PP na prowadzenie agencji pocztowej. W umowie zwyczajowo znajdują się prawa i obowiązki stron, zakres ich czynności, wynagrodzenie agenta, termin otwarcia agencji i czas jej pracy. Agent musi także zobowiązać się do zachowania tajemnicy służbowej i tajemnicy korespondencji. W ciągu trzech dni od rozpoczęcia działalności powinien wykupić ubezpieczenie i dostarczyć poczcie kopię polisy. Wszystkie zmiany w umowie wprowadzane są aneksami.
(nformację podano za Rzeczpospolitą dodatkiem Dobra Firma z dnia 28.05.2004 r. Nr 124