Twoja organizacja ON-LINE -narzędzia ułatwiające pracę
Zapraszamy do prześledzenia z nami propozycji dużych i mniejszych firm oferujących darmowe wersje narzędzi online do: zarządzania projektami, przechowywania i edycji dokumentów, komunikacji, tworzenia grafik i bibliotek grafik dostępnych na wolnych licencjach i licencjach CC, aplikacji do korekty tekstów.
Zachęcamy do zrobienia subiektywnego, własnego rankingu, krytycznego podejścia, tak by wybrać dla siebie i swojej organizacji optymalne opcje z całej dostępnej bogatej oferty. Michał Bielicki w webinarze "Zdalne zarządzanie projektem - narzędzia i porady" zwraca uwagę, że wprowadzając nowe narzędzie, należy pamiętać o osobie w zespole z najmniejszymi kompetencjami technologicznymi, bo poziom i użyteczność wspólnego korzystania z niego, będzie budowana właśnie na poziomie jej kompetencji. Warto zadbać o dostępność i dobrać aplikację do potrzeb i możliwości.
W poszukiwaniu odpowiednich narzędzi dla swojej organizacji warto mieć doświadczonego partnera, takim może być Fundacja TechSoup, która od 2009 roku aktywnie wspiera III sektor zarówno w Polsce jak i w Europie. Misją fundacji jest ułatwienie organizacjom społecznym dostępu do nowych technologii: oprogramowania, sprzętu i rozwiązań technologicznych. Promuje ideę otwartych danych publicznych, na podstawie których, we współpracy z NGO, aktywistami, lokalną administracją, oraz biznesem tworzy narzędzia społeczne (https://www.techsoup.pl/pl/item-details/1521/fundacja-techsoup). TechSoup pomaga uwierzytelnić status organizacji pozarządowej, by uzyskać rabaty lub bezpłatny dostęp do produktów, lub wersji Premium, które są w wersji komercyjnej- płatnej. Można dokonać rejestracji poprzez formularz - kliknij, procedura uwierzytelniania trwa do 7 dni roboczych i jest bezpłatna.
Serdecznie polecamy ważną inicjatywę ATLAS DLA KULTURY - projekt finansowany ze środków Miasta Poznania to źródło wiedzy i inspiracji do działań kulturalnych w przestrzeni internetowej i warunkach, które obecnie dyktują ograniczenia reżimu sanitarnego.
I. Narzędzia pozwalające usprawnić pracę BIURA ON-LINE:
1. Office 365z aplikacją Microsoft Teams w klimacie dobrze znanych programów: Word, Excel, Powerpoint. umożliwiającą edycję, przechowywanie i udostępnianie plików, komunikację poprzez organizację spotkań, czaty i podział na tematyczne grupy. Pakiet Office 365 to również poczta elektroniczna, przestrzeń na dysku OneDrive, oraz inne udogodnienia. Dla Organizacji Pozarządowych pakiet Microsoft Office 365 Business Essentials jest dostępny w wersji darmowej.
Formularza do wersji bezpłatnej dla NGO
2. Google Workspace (dawniej: G Suite) to środowisko dynamicznie rozwijanych aplikacji Googla, które oferują między innymi pocztę, kalendarz, który możemy współdzielić, alternatywę w postaci Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji oraz Formularzy Googla edytowanych i dostępnych on-line. Pliki przechowywane w Chmurze -internetowej, dedykowanej nam przestrzeni, mogą zachowywać status prywatnych lub można je wygodnie udostępniać i współdzielić z osobami z zespołu, nadając wybrane uprawnienia.
Rejestracja - utworzenie dysku Googla z wersją dla zespołu
Rejestracji konta Googla dla Organizacji Non-Profit
II. Sprawna komunikacja - WIDEOKONFERENCJE, SPOTKANIA ONLINE:
1. Zoom to chyba, śmiało można powiedzieć jedno z najbardziej znanych narzędzi do spotkań, webinarów i realizacji konferencji. Zoom oferuje nam dodatkowo opcje dzielenia uczestników na pokoje, niezależne mniejsze podgrupy, możliwość udostępniania ekranu przez prowadzącego jak i uczestników, wirtualną tablicę oraz rejestrowanie spotkania. Zoom w wersji darmowej umożliwia zorganizowanie spotkania o długości do 40 min.
Zoom Meeting Pro Plan - dostęp do zniżki 50% na roczną subskrypcję dla NGO z TechSoup
2. Google Hangouts to sprawne narzędzie z rodziny Googla do realizacji wideokonferencji nawet dla 250 osób z opcją podziału na pokoje oraz udostępniania plików. Atutem jest integracja z innymi aplikacjami Googla. W odpowiedzi na potrzeby społeczne i organizacyjne od 1 lipca 2020 roku Google Hangouts Meet's Premium jest dostępne w wersji darmowej.
3. Wideokonferencje w usłudze Microsoft Teams to profesjonalne narzędzie wyposażone między innymi w funkcje tworzenia pokoi, nagrywania, udostępniania ekranu, czatu, cyfrowej tablicy, listy uczestników, dostosowywania tła i reakcji. To narzędzie sprawdzi się przy organizacji kameralnych spotkań jak i dużych konferencji.
III. Jak być w kontakcie i mieć dostępny, współpracujący zespół:
1. Slack to jeden z najpopularniejszych komunikatorów do pracy zespołowej. To szybka komunikacja realizowana w formie tematycznych wątków - kanałów (Channels), do których można zapraszać nieograniczoną liczbę uczestników z zespołu jak i spoza, tworzyć zamknięte i prywatne wątki jak i otwarte, ogólnodostępne. Wygodną opcją jest również możliwość przesyłania plików oraz organizacja wideokonferencji. Aplikacja jest dostępny w wersji angielskiej, ale jej intuicyjność pozwala szybko się w niej rozgościć. W konwersacji można uczestniczyć z poziomu aplikacji jak i przeglądarki internetowej.Wersja bezpłatna daje szeroka paletę możliwości, ale dla wymagających, większych organizacji są dostępne pakiety: standardowy i Plan Plus, dla NGO z 85% zniżką w ofercie znajduję się możliwość zwiększenia ilości kont użytkowników do 250 i powyżej 250 oraz nielimitowane archiwum wiadomości.
Wersja premium ze zniżką dla NGO
IV. ZDALNE ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI - tak, to możliwe i wygodne
1. Trello to intuicyjne, kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami, dostępne w języku polskim. Układ tablic i kart pozwala w przejrzysty sposób edytować i zarządzać zadaniami na każdym etapie, poprzez przypisywanie osób do zadania, załączniki i wiele rozwiązań funkcyjnych i graficznych ułatwiających korzystanie i dopasowanie do indywidualnych potrzeb. Program współpracuje z kalendarzem, Dyskiem Googla, Dyskiem OneDrive, oraz innymi narzędziami do przechowywania danych: Dropbox, Box.W bezpłatnej wersji są dostępne między innymi prywatne tablice, karty bez ograniczeń, możliwość dodawania pojedynczych załączników. Wersja bezpłatna dla zespołów oferuje do 10 tablic.Dostępna jest opcja dodania aplikacji do Microsotf Teams i korzystania z niej w ten sposób, jak i niezależnie,poniżej linki również z dostępną zniżką dla NGO
2. Assana -to profesjonalne narzędzie oferujące całą gamę funkcji o bardzo wysokim poziomie zindywidualizowania na potrzeby użytkownika/zespołu. Assana jest narzędziem otwartym, umożliwiającym integrację z programami i aplikacjami: Google Drive, Google Calendar, OneDrive,, Microsoft Teams Slack,itd, co usprawni nasze planowanie i realizację zadań w zespole. Wersja bezpłatna sprawdzi się w pracy małych grup (do 15 osób), dając wsparcie w obszarze zarządzania zadaniami, kreowania dynamicznej listy zadań, tworzenia i kontroli kalendarza projektowego, budowania tablicy i wielu innymi funkcji.Program obsługiwany jest w języku angielskim, niemieckim
3. 2do2 to aplikacja usprawniająca rozliczenia projektów oraz przygotowywanie innych zestawień finansowych w organizacji. Pozwala sprawnie rozdzielać pracę w zespole i usprawnić komunikację z osobą odpowiedzialną za księgowość organizacji, oraz na bieżąco monitorować poziom realizacji projektu. Cena dostępu do narzędzia jest uzależniona od poziomu przychodów organizacji, dla mniejszych NGO jest darmowa.
V. PROGRAMY WSPIERAJĄCE W TWORZENIU GRAFIK ORAZ BIBLIOTEKI DARMOWYCH GRAFIK
1. Canva jest programem umożliwiającym szybkie i efektowne tworzenie grafik. Na bazie opracowanych szablonów lub dając możliwość pełnej dowolności. W wersji bezpłatnej jest dostępna duża ilość tematycznych zdjęć, grafik, gotowych elementów, czcionek, animacji. To program, z którym przekonasz się, że opracowanie atrakcyjnego plakatu, ulotki, baneru, grafiki do mediów społecznościowych nie jest wcale trudne.
2. Easil: intuicyjne narzędzie do tworzenia kreatywnych grafik z bazą szablonów, zdjęć i czcionek dostępnych w wersji bezpłatnej.
3. Poniżej odpowiedź na pytanie: skąd brać darmowe i legalne zdjęcia i grafiki (na licencji CC)
link- pixabay.com
link- unsplash.com
VI. SPRAWNE NARZĘDZIA DO KOREKTY TEKSTU
Poniżej prezentujemy kilka systemów dostępnych on-line i bezpłatnych, które sprawdzają tekst pod kontem poprawności ortograficznej, stylistycznej, gramatycznej i typograficznnej. Brzmi bardzo obiecująco, jednak zawsze należy mieć na uwadze, że to tylko programy i lepiej zachować zasadę ograniczonego zaufania, ponieważ mogą nie wychwycić wszystkich błędów, nie zawsze otrzymamy krystalicznie czysty - poprawny tekst. To narzędzia, które nam pomogą, ale nie napiszą za nas sensownej i spójnej treści, to zadanie dla nas (programy obsługują wybrane języki obce).
link - ortograf.pl
link - korektoronline.pl
link - jasnopis.pl
Dużą dawkę informacji wraz z instrukcjami rejestracji i przydatnymi podpowiedziami z zakresu korzystania przez Organizacje Pozarządowe z aplikacji usprawniających pracę w warunkach on-line opracowała Fundacja Instytut Badań i Rozwoju Lokalnego. Publikacja "Technologie w organizacjach pozarządowych. Narzędziownik" to praktyczny przewodnik po blisko 50 narzędziach i aplikacjach. Przystępną formę zaprezentowania dostępnych aplikacji wraz z aktywnymi linkami przygotowali: Wojciech Wątor i Ksenia Erdmann. Posegregowane funkcjonalnościami w postaci Układu Okresowego łatwiej odnaleźć interesujące nas funkcje, które mogą optymalnie odpowiedzieć na potrzeby naszego zespołu, naszej organizacji. Warto zajrzeć "Układ Okresowy Aplikacji". Dodatkową wiedzę można również zdobywać korzystając z tematycznych webinarów.
Poniżej przedstawiam kilka wartościowych propozycji:
- Nowoczesne technologie w organizacji - TechSoup
- Zdalne zarządzanie projektem - narzędzia i porady - Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego
- Pakiet darmowych szkoleń i webinariów
Narzędzi i aplikacji jest wiele, ich zadaniem ma być ułatwianie nam pracy. Jeśli dane rozwiązanie się nie sprawdza, to warto sięgnąć po kolejne, może inna aplikacja zaspokoi potrzeby naszej organizacji. Paleta jest bogata, od bardziej intuicyjnych w obsłudze, dostępnych w języku polskim, po bardziej zaawansowane i dostępne tylko w wersji obcojęzycznej. Opcji jest tak wiele, ile naszych potrzeb. Warto też mieć perspektywę, że nie musimy korzystać z kombajnu gdy uprawiamy miododajną łąkę. Nowe technologie mają nam ułatwiać pracę, a nie być źródłem stresu, oswajajmy je zatem, zdobywajmy wiedzę na ich temat i szukajmy najlepszych rozwiązań dla siebie i osób z nami współpracujących.
Nasz zespół korzysta między innymi z aplikacji takich jak: Zoom, Slack, Dysk Googla poczta i dokumenty Googla, wideokonferencje w usłudze Microsoft Teams, Canva oraz dobieramy inne programy, których funkcjonalności pozwalają nam zrealizować zadania, też eksperymentujemy.
EJ
Zobacz również
Rusza 5. edycja projektu ,,Wolontariat do Poznania''
Posiedzenie Komisji Dialogu Obywatelskiego przy Wydziale Zdrowia i Spraw Społecznych Urzędu Miasta...
Pierwsze Posiedzenie Komisji Dialogu Obywatelskiego przy Wydziale Oświaty Urzędu Miasta Poznania
