W interpelacji radny Andrzej Rataj przypomina, że miejskie jednostki organizacyjne, do których powinien udać się mieszkaniec chcący uzyskać odpowiedni dokument lub rozstrzygnięcie w danej sprawie, zlokalizowane są w wielu miejscach na terenie Poznania, najczęściej jednak znajdują się w śródmieściu. Pomimo rozwoju komunikacji elektronicznej i możliwości przeprowadzenia części spraw korespondencyjnie, nadal znaczna część relacji mieszkańców z miejskich jednostkami organizacyjnymi odbywa się przez wizytę w tych jednostkach. Jest to obecnie coraz trudniejsze, nie tylko ze względu na stan epidemii, lecz również ze względu na ograniczenia lub utrudnienia w możliwości dojazdu własnym pojazdem do śródmieścia i kosztownego parkowania pojazdem w pobliżu danej miejskiej jednostki. Nie wszyscy mają możliwości przybycia do śródmieścia komunikacją publiczną, rowerem lub hulajnogą.
Zdaniem radnego istnieje zatem potrzeba ułatwienia mieszkańcom dostępu do miejskich jednostek organizacyjnych, które powinny być zlokalizowane również poza śródmieściem. Przykładem wskazanym przez Andrzeja Rataj jest umiejscowienie niektórych jednostek miejskich na peryferiach miasta - w budynku przy ulicy 28 Czerwca 1956 r. 404, gdzie można przeprowadzić niektóre sprawy urzędowe i gdzie są odpowiednie miejsca postojowe.
Radny wskazuje słuszność postulatu dalszego ułatwiania mieszkańcom dostępu do miejskich jednostek organizacyjnych według zasady "jednego okienka", zgodnie z którą mieszkaniec w jednym miejscu, powszechnie uczęszczanym, poza śródmieściem, z łatwym dojazdem komunikacją publiczną, rowerem, czy własnym pojazdem, może przeprowadzić jak najwięcej spraw urzędowych. Stąd pytanie radnego - czy w Poznaniu istnieje potrzeba ułatwienia mieszkańcom dostępu do miejskich jednostek organizacyjnych według zasady "jednego okienka", w tym w lokalizacji poza śródmieściem, a jeśli tak czy i kiedy byłoby to możliwe.
Odpowiadając na interpelację, sekretarz Miasta Stanisław Tamm, wskazuje że skupienie możliwości realizacji spraw według zasady "jednego okienka" napotyka na trudności w postaci konieczności zapewnienia dedykowanych łączy internetowych do poszczególnych systemów, zapewnienie sprzętu komputerowego dedykowanego do poszczególnych systemów, z których często są to systemy dziedzinowe i odseparowane, wymagające odrębnego sprzętu i sieci oraz dostępu do dokumentacji archiwalnej sporządzanej jedynie w formie papierowej. Dodatkowym utrudnieniem przy obsłudze według zasady "jednego okienka" jest różny czas obsługi wynikający z rodzaju sprawy i wymogów proceduralnych, które trzeba spełnić. Sytuacja taka powoduje niemożność określenia przybliżonego czasu obsługi w systemie kolejkowym i w rezultacie wydłużenie czasu oczekiwania mieszkańca na załatwienie sprawy. Organizując obsługę mieszkańców Miasto skupia w jednej lokalizacji sprawy podobnego rodzaju umożliwiając całościową obsługę np. przedsiębiorców, kierowców, czy podatników.
Jeśli zachodziła taka konieczność Miasto organizowało w latach ubiegłych dodatkowe stanowiska obsługowe w różnych lokalizacjach. Przykładem mogą być organizowane przez Poznańskie Centrum Świadczeń dodatkowe punkty przyjmowania wniosków (świadczenia rodzinne, dodatek mieszkaniowy) zlokalizowane w Wydziale Działalności Gospodarczej i Rolnictwa przy ul. 28 Czerwca 1956 r. lub w Wydziale Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych przy ul. Gronowej i Libelta. Uruchamiane punkty nie cieszyły się jednak zbyt dużą popularnością, a zdecydowana większość klientów wybierała jako miejsce składania wniosków punkt przy ul. Wszystkich Świętych i Małachowskiego (96% wniosków w 2019 r. zostało złożonych w tej lokalizacji). Stanowiska tego typu były wygaszane w momencie, gdy termin składania wniosków mijał. Ostatecznie, w związku z niskim zainteresowaniem, przy stosunkowo wysokim koszcie utrzymania Miasto odstąpiło od organizacji przedmiotowych punktów. Natomiast w miarę potrzeb i możliwości nadal są udostępniane stanowiska w głównej siedzibie PCŚ, także jednostkom spoza miejskiej struktury - np. w okresie od lipca do września br. swoje stanowisko posiadał ZUS, który pomagał mieszkańcom w składaniu wniosków o świadczenie "Dobry Start".
Do Urzędu nie docierały sygnały ze strony mieszkańców o konieczności organizacji dodatkowych punktów obsługowych z zakresu rejestracji pojazdów, uprawnień komunikacyjnych, meldunków oraz dowodów osobistych. Aktualnie sprawy z zakresu rejestracji pojazdów oraz uprawnień komunikacyjnych można realizować w dwóch lokalizacjach - przy ul. Gronowej 22a oraz przy ul. 28 Czerwca 1956 r. 404, natomiast z zakresu meldunków oraz dowodów osobistych przy ul. Libelta 16/20 oraz przy ul. 28 Czerwca 1956 r. 404.
Z kolei sprawy z zakresu rejestracji stanu cywilnego aktualnie są realizowane w oparciu o wprowadzanie i przetwarzanie danych w Bazie Usług Stanu Cywilnego oraz rejestrze PESEL, będących częściami Systemu Rejestrów Państwowych. W celu realizacji sprawy niezbędny jest jednak również bieżący dostęp do papierowych ksiąg stanu cywilnego i akt zbiorowych, które przechowywane są wyłącznie w siedzibie Urzędu Stanu Cywilnego przy ul. Libelta 16/20. Od września 2015 roku akty stanu cywilnego są sporządzane w formie elektronicznej w Bazie Usług Stanu Cywilnego, natomiast wszystkie wcześniejsze akty były sporządzane w formie papierowej. Realizacja takich zadań jak przyjmowanie wniosków o wydawanie odpisów czy wniosków o dokonanie sprostowań lub uzupełnień w aktach stanu cywilnego wymaga bieżącej weryfikacji danych w aktach zbiorowych oraz księgach, dlatego nie ma możliwości, aby zadania te były realizowane w innych lokalizacjach urzędu.
Warto wspomnieć, że rozwiązaniem znacząco ułatwiającym klientom załatwienie spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego jest wprowadzone na mocy ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego tzw. odmiejscowienie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Oznacza to, że o wydanie odpisów i zaświadczeń czy o dokonanie wpisania zagranicznego aktu stanu cywilnego można ubiegać się w dowolnym urzędzie stanu cywilnego w całym kraju.
"Jedno okienko" w wymiarze lokalizacyjnym traci coraz bardziej na rzecz "jednego okienka w świecie wirtualnym", czyli usług skupionych na platformach cyfrowych. Aktualnie rośnie liczba osób zainteresowanych e-usługami udostępnianymi przez administrację publiczną. Dla zapewnienia znacznego przyspieszenia rozwoju e-usług i spójności administracji, włodarze dwunastu dużych miast w ramach Unii Metropolii Polskich podejmują działania prawodawcze wskazując właściwe kierunki i modele wykorzystujące zdobyte doświadczenie i wiedzę praktyczną. Urząd Miasta Poznania podejmuje odpowiednie kroki w celu zwiększenia liczby dostępnych e-usług. Realizacja zadań zapewniana jest z wykorzystaniem Profilu Zaufanego oraz platformy ePUAP, która umożliwia komunikację między obywatelem a administracją.
Aktualnie w urzędzie i miejskich jednostkach organizacyjnych drogą elektroniczną można załatwić ponad 70 rodzajów spraw, a kolejne 115 może zostać wszczętych drogą elektroniczną (urząd odpowiada drogą tradycyjną). Zainteresowanie klientów elektronicznymi usługami systematycznie rośnie, a słuszność w wyborze tego kierunku jako docelowego sposobu obsługi mieszkańców udowodniła w sposób szczególny epidemia, gdzie niejednokrotnie droga elektroniczna była jedyną możliwą drogą kontaktu mieszkańca z urzędem.
oprac. red.