Radnego interesuje kto sprawuje kontrolę finansową nad Rodzinnymi Ogródkami Działkowymi znajdującymi się na terenie Poznania oraz czy jest prowadzona przez nie ewidencja druków ścisłego zarachowania (jeżeli tak, to gdzie można uzyskać bardziej szczegółowe informacje w tym temacie).
Odpowiadając na interpelację, zastępca prezydenta Jędrzej Solarski, na wstępnie zaznacza, że z dniem wejścia ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych, czyli z dniem 19 stycznia 2014 r., Polski Związek Działkowców (PZD) stał się stowarzyszeniem ogrodowym i zachował osobowość prawną. Działa on w oparciu o ustawę o rodzinnych ogrodach działkowych, ustawę Prawo o stowarzyszeniach oraz statut. W Statucie Polskiego Związku Działkowców określono, że rodzinny ogród działkowy (ROD) jest podstawową jednostką organizacyjną PZD. Rodzinny ogród działkowy, na zasadach wynikających ze Statutu, zarządza infrastrukturą ogrodową oraz rozporządza środkami finansowanymi i majątkiem ruchomym pozostającym w dyspozycji ROD. Ze Statutu wynika także, że zarząd ROD samodzielnie reprezentuje PZD m.in. w sprawach sądowych, administracyjnych i podatkowych. W tym zakresie zarząd ROD może zaciągać zobowiązania majątkowe w imieniu PZD. Dodatkowo, zgodnie z przepisami ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych każde stowarzyszenie powinno posiadać organ kontroli wewnętrznej. Kontrola wewnętrzna powinna dotyczyć przestrzegania statutu, finansów stowarzyszenia i ewentualnie prowadzonej przez stowarzyszenie działalności gospodarczej.
Ustawa o rodzinnych ogrodach działkowych nakłada również na stowarzyszenie ogrodowe obowiązek przedstawiania działkowcom, nie później niż do dnia 1 lipca, informacji finansowej dotyczącej prowadzenia ROD za poprzedni rok. Informacja powinna zawierać wpływy i wydatki prowadzonego ROD w podziale na źródła pochodzenia i wydatkowane cele, a także zestawienie środków wpłacanych przez działkowców. Każdy członek stowarzyszenia ogrodowego PZD ma prawo uczestnictwa w zebraniach sprawozdawczych, podczas których prezentowane i zatwierdzane jest pełne sprawozdanie finansowe ogrodu. Wcześniej, na minimum 7 dni przed terminem walnego zebrania w ROD wykładane są przygotowane materiały sprawozdawcze do wglądu dla każdego działkowca. Działania te pełnią formę wewnątrzorganizacyjnej kontroli w ROD. Stowarzyszenie ogrodowe, jak każda organizacja pozarządowa, wysyła sprawozdanie finansowe do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Natomiast, jeśli stowarzyszenie prowadzi działalność gospodarczą wysyła je do Krajowego Rejestru Sądownictwa.
Nadzór nad stowarzyszeniem sprawowany jest przez starostę i odbywa się wyłącznie pod względem legalności, czyli zgodności działalności stowarzyszenia z przepisami prawa oraz postanowieniami statutu. Organ nadzoru ma prawo zażądać dostarczenia przez władze stowarzyszenia odpisów uchwał walnego zebrania członków oraz niezbędnych wyjaśnień, przy czym organ jest zobowiązany do uzasadnienia tych żądań. Stowarzyszenia nie mają żadnych obowiązków sprawozdawczych względem organu nadzorującego, w szczególności w zakresie finansowym (nadzór nie jest sprawowany pod względem gospodarności działania).
Miasto Poznań jest miastem na prawach powiatu i nadzór prezydenta Poznania jako starosty dotyczy tylko tych terenowych jednostek organizacyjnych danego stowarzyszenia, którego mają siedzibę na terenie Poznania. W związku z tym, że Polski Związek Działkowców - Okręg w Poznaniu ma siedzibę w Poznaniu na ul. Wilczak 16, to podlega nadzorowi Prezydenta Miasta Poznania pod względem legalności jego działania.
Zastępca prezydenta informuje również, że przepisy prawa nie mówią wprost o obowiązku prowadzania ewidencji druków ścisłego zarachowania. Żadne przepisy nie precyzują również, które z dokumentów należy zaliczyć do druków ścisłego zarachowania). Wymogi formalne dotyczące dowodów księgowych są jednak określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przepis ten określa elementy, które powinien zawierać dowód księgowy. Tylko dowody księgowe zawierające wszystkie elementy wymienione w przepisie spełniają wymóg kompletności. To minimum informacji kwalifikujących dokument do księgowania. Każda jednostka powinna posiadać własny system numeracji dowodów księgowych, pod którymi są one ewidencjonowane i przechowywane.
oprac. red.