Od 1 stycznia 2025 roku, przedsiębiorcy w Polsce będą zobowiązani do posiadania adresu do e-Doręczeń, a usługa ta stanie się obowiązkowa także dla innych podmiotów publicznych oraz przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Poniżej znajdziesz szczegóły dotyczące e-Doręczeń, ich korzyści, wymagań oraz terminów, w których przedsiębiorcy będą zobowiązani do ich wdrożenia.

Co to są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji w formie elektronicznej, posiadającej skutki prawne równoważne z tradycyjnym listem poleconym. Usługa ma na celu zastąpienie dotychczasowej korespondencji papierowej i elektronicznej przesyłanej przez ePUAP.

Zakładając adres do e-Doręczeń dla swojej firmy, będziesz wskazywać go jako oficjalny adres do korespondencji urzędowej. Przesyłki od urzędów będą kierowane tylko na ten adres, co umożliwi szybszą i bardziej bezpieczną wymianę informacji.

Korzyści z korzystania z e-Doręczeń

Korzystanie z e-Doręczeń wiąże się z wieloma korzyściami:

• Szybkość i efektywność - odbieraj i wysyłaj dokumenty w dowolnym momencie i z każdego miejsca.
• Bezpieczeństwo - każda przesyłka jest zabezpieczona przed nieautoryzowaną zmianą, a nadawca i adresat są jednoznacznie identyfikowani.
• Pewność doręczenia - dostęp do wiarygodnych dowodów wysyłki i odbioru, z datą i godziną przesyłki.
• Oszczędność czasu - brak konieczności oczekiwania na dostarczenie listu papierowego, a także eliminacja wizyt na poczcie.

Kto musi posiadać adres do e-Doręczeń?

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy:

1. Przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG i KRS.
2. Innych podmiotów publicznych (np. fundacji, stowarzyszeń, itp.) zapisanych w KRS.
3. Przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, takich jak adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, notariusze i inni.

Administracja publiczna oraz urzędy centralne (np. ZUS, KRUS) wprowadzą e-Doręczenia od stycznia 2025 roku, a do października 2029 roku obowiązek ten obejmie wszystkie podmioty publiczne.

Jak sprawdzić, czy urząd ma adres do e-Doręczeń?

Aby upewnić się, czy urząd, w którym załatwiasz sprawy, dysponuje adresem do e-Doręczeń, skorzystaj z wyszukiwarki Ministerstwa Cyfryzacji. Znajdziesz tam dane podmiotów publicznych, które już korzystają z tej usługi.

Kto może założyć skrzynkę do e-Doręczeń?

Wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń mogą składać wyłącznie przedsiębiorcy. Można to zrobić za pośrednictwem Biznes.gov.pl, gdzie przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG oraz KRS mogą ubiegać się o adres. Z kolei przedstawiciele zawodów zaufania publicznego składają wniosek na platformie gov.pl.

Kiedy przedsiębiorca musi założyć adres do e-Doręczeń?

Terminy obowiązkowe dla przedsiębiorców:

• Firmy zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku - adres e-Doręczeń należy założyć najpóźniej do 1 października 2026 roku.
• Firmy zarejestrowane w CEIDG po 1 stycznia 2025 roku - muszą założyć adres e-Doręczeń podczas rejestracji działalności.
• Firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku - muszą założyć adres do e-Doręczeń do 1 kwietnia 2025 roku.

Jak korzystać z e-Doręczeń?

Po założeniu adresu e-Doręczeń, będziesz mieć dostęp do skrzynki pocztowej w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl. Dzięki temu będziesz mógł wysyłać i odbierać dokumenty elektroniczne, a także przechowywać je w bezpieczny sposób.

Regulamin publicznego dostawcy e-Doręczeń

Usługę e-Doręczeń świadczy Poczta Polska S.A., która pełni rolę publicznego dostawcy usługi. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na usługę publicznego dostawcy, otrzymają bezpłatną skrzynkę do e-Doręczeń, która będzie dostępna w ramach Konta Przedsiębiorcy.

W przypadku skorzystania z niepublicznego dostawcy, przedsiębiorca musi skontaktować się bezpośrednio z wybranym dostawcą, aby założyć adres oraz skrzynkę do e-Doręczeń.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu e-Doręczeń to krok ku uproszczeniu i zabezpieczeniu komunikacji między firmami a administracją publiczną. Obowiązek założenia adresu do e-Doręczeń dla przedsiębiorców wejdzie w życie w 2025 roku. Pamiętaj, aby nie odkładać tego obowiązku na później, ponieważ założenie adresu może potrwać kilka dni, a jego aktywacja jest konieczna do rozpoczęcia korzystania z tej formy komunikacji.

Dowiedz się więcej o e-Doręczeniach i w pełni przygotuj swoją firmę na nadchodzące zmiany!